Кейс: Автоматизация контроля дежурств и отчетности
в охранном агентстве

Заказчик
Особенность заказчика — строгий регламент отчетности: сотрудники на постах обязаны докладывать обстановку три раза в сутки. Все доклады принимали операторы в офисе, вручную фиксируя информацию. При этом единая система учета докладов отсутствовала.

Запрос клиента
Руководитель агентства поставил две ключевые задачи:

1. Автоматизировать процесс докладов — чтобы охранники отчитывались перед роботом, а не перед живым оператором.
2. Снизить нагрузку на операторов или полностью отказаться от их услуг в части рутинных приемов докладов, высвободив их для реальных задач и снизив расходы на ФОТ.
3. Вести единый журнал докладов — все отчеты должны автоматически сохраняться в системе с меткой времени и именем сотрудника.

• Дополнительным фактором была недисциплинированность части охранников: они забывали звонить, нарушали регламент или докладывали невнятно, что затрудняло работу операторов и создавало риски пропуска инцидентов.

Решение
Онлайн Лоджик предложил голосового робота, который полностью взял на себя прием докладов и заменил операторов в этом процессе. Алгоритм работы:

• Прием доклада: охранник звонит на выделенный номер и голосом подтверждает штатность обстановки или докладывает о происшествии. Робот фиксирует время, номер звонящего и результат.
• Контроль напоминаний: если охранник не отчитался в отведенный интервал, робот сам совершает исходящий звонок с вежливым напоминанием.
• Оповещение руководителя: при отсутствии отчета и после контрольного количества неотвеченных исходящих от робота отправляется уведомление руководителю агентства с указанием сотрудника и времени нарушения.
• Единый журнал докладов: все успешные и пропущенные отчеты автоматически записываются в личном кабинете и могут быть выгружены в виде таблицы с метками — кто, когда, доложился или нет + резюме обстановки на объекте.

В результате операторы были полностью освобождены от приема рутинных докладов. Клиент принял решение сократить штат диспетчерской службы, оставив только одного сотрудника для обработки нештатных ситуаций.

Полученные возможности

1. Полная автоматизация докладов — робот принимает 100% отчетов, охранники больше не взаимодействуют с живым оператором по рутине.
2. Единый цифровой журнал — все доклады хранятся в системе с временными метками, исключены потери информации и ошибки ручной записи.
3. Автоматический контроль дисциплины — система сама выявляет забывчивых или недобросовестных сотрудников и сигнализирует руководителю.
4. Снижение операционных расходов — вместо зарплаты 2 операторов (в среднем 45 000 руб. на каждого, итого ~ 90 000 руб./мес.) агентство платит за минуты работы робота, что дешевле в 30 раз.

Результаты
Внедрение решения от Онлайн Лоджик позволило охранному агентству:

• Полностью автоматизировать трехразовые доклады с объектов.
• Отказаться от услуг операторов контакт-центра по приему рутинных отчетов, сократив фонд оплаты труда на 1,08 млн рублей в год.
• Получить прозрачную и надежную систему учета, доступную руководителю в любой момент.
• Повысить дисциплину сотрудников за счет автоматических напоминаний и контроля нарушений.

Итог
Руководитель охранного агентства изначально сомневался, что робот сможет заменить живой контроль, но после внедрения остался доволен. Задача по автоматизации отчетности и отказу от операторов была выполнена полностью. Единый журнал докладов избавил от хаоса в учете, а система напоминаний и контроля практически исключила случаи забывчивости и грубости со стороны сотрудников. Автоматизация рутинных звонков стала ключевым шагом к оптимизации бизнес-процессов и сокращению издержек.

Услуги, предоставленные в данном кейсе:

OnLo Диалог

Виртуальная АТС

Запись разговоров

Уведомления о пропущенных вызовах